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Googleアナリティクス・タグマネージャー・ビジネスプロフィール(マイビジネス)にユーザーを追加する方法

記事タイトル画像:Googleアナリティクス・タグマネージャー・ビジネスプロフィール(マイビジネス)にユーザーを追加する方法

Webサイトの運用・管理を社内外に依頼する場合、各種サービスのアクセス権限付与が必要になるケースが多々存在します。そこで、Googleアナリティクス・Googleタグマネージャー・Googleビジネスプロフィール(旧称Googleマイビジネス)でアカウント内にユーザーIDを追加する手順をまとめました。

要点

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Googleアナリティクス等を複数IDで管理する理由

Googleアナリティクス等に限らず、多くの企業向けサービスのアカウントは、セキュリティ上の理由により、1つのアカウント(領域)に複数のユーザーIDを登録できるようになっています。理由は概ね以下のとおりであり、主に不正アクセス防止の点で重要です。

(1)担当者の入れ替わりに対応しやすい

社内担当者の入退社・異動や、外部パートナーの変更が頻繁に発生する企業において、ID・パスワードの担当者間共有がハイリスクであることは言うまでもありません。メンバーの入れ替わりに応じて、担当者のID単位でアクセス権限を付与・削除する体制であれば、パスワードの漏洩リスクを軽減できます。

(2)二要素認証の導入が容易

不正ログイン防止のために携帯電話のSMS等を使った二要素認証を導入する場合は、ID・パスワードを担当者ごとに分けて、それぞれに別々の携帯電話番号を登録する必要があります。

(3)ユーザーごとに権限の範囲を最適化できる

全ユーザーに全管理権限が付与されている状態だと、その中のたった一人に不正アクセスがあるだけで、アカウント全体を乗っ取られるリスクがあります。

パスワード漏洩時のリスクを低減しセキュリティを確保するには、全管理権限を付与される人は最低限とし、一般の担当者はフィルター作成やデータ閲覧など作業内容に応じた権限のみ付与するのが有効です。

Googleアナリティクスの集計レポートをファイルとして作成している場合、見たいデータの種類が増えてくると、レポートの作成負荷も増大します。そのような場合は、閲覧者単位でユーザーIDを作り、閲覧者権限を付与して自由にレポートを見てもらった方が、レポート作成者の負荷軽減につながりやすくなります。

Googleアナリティクスの設定方法

Googleアナリティクスでのユーザー追加・権限付与の手順は、以下の通りです。

(1)左メニューの[管理]をクリックします。
図:GA(1)

(2)管理メニューで、アクセス権限を付与したい範囲で、[アカウントのアクセス管理][プロパティのアクセス管理][ビューのアクセス管理]のいずれかをクリックします。指定したアカウント/プロパティ/ビューにのみ該当ユーザーのアクセス権限が付与されます。
図:GA(2)

(3)ユーザー一覧が表示されたら、右上の(+)ボタン⇒[ユーザーを追加]の順にクリックします。
図:GA(3)

(4)権限を付与するGoogle IDのメールアドレスと、役割、データ制限(GA4のみ)を設定し、[追加]をクリックすると、対象IDに招待が送られます。相手が招待を承認すれば追加完了です。
図:GA(4)

  • 役割は基本的に上になるほど上位で、権限が広くなります(管理者>編集者>アナリスト>閲覧者>なし)。必要な分だけ付与するのがおすすめです。
  • 役割[なし]は、該当IDを権限なしにしつつ、必要な時に再招待不要で権限復活可能な状態をキープできます。
  • [新規ユーザーにメールで通知する]にチェックを入れると、追加されたユーザーに通知が送られます。基本的にチェックを入れます。
  • Google IDとして登録されていないメールアドレスは指定できません。

なお、ユーザーを削除したい場合は、該当ユーザーの左のチェックボックスをクリックすると、[追加]が[削除]に変わり、クリックすると削除できます。誤削除のないよう注意が必要です。
図:GA(削除)

GA4でも設定手順は同じ

Googleアナリティクス4(GA4)でも、左メニューの[管理]をクリックして、アカウントやプロパティのアクセス管理からユーザーを追加していく、という流れはユニバーサルアナリティクスと同様です。
図:GA(1)
図:GA(1)

Googleタグマネージャーの設定方法

Googleタグマネージャーでのユーザー追加・権限付与の手順は、以下の通りです。

(1)権限付与対象のアカウント・コンテナを開き、上部タブメニューの[管理]をクリックします。
図:GTM(1a)
図:GTM(1b)

(2)管理メニューで、アクセス権限を付与したい範囲で、アカウントもしくはコンテナの[ユーザー権限]をクリックします。指定したアカウント/プロパティにのみ該当ユーザーのアクセス権限が付与されます。
図:GTM(2)

(3)ユーザー一覧が表示されたら、右上の(+)ボタン⇒[ユーザーを追加]の順にクリックします。
図:GTM(3)

(4)権限を付与するGoogle IDのメールアドレスを入力したのち、アカウントの権限・コンテナの権限を設定したうえで[招待する]をクリックすると、対象IDに招待が送られます。相手が招待を承認すれば追加完了です。
図:GTM(4a)
図:GTM(4b)

  • アカウントの権限は、基本的に管理者(ユーザー権限の追加/削除権あり)、ユーザー(アカウント基本情報の閲覧のみ)、そのいずれもない状態に分かれます。
  • コンテナの権限は基本的に上になるほど上位です(公開>承認>編集>読み取り>なし)。上位権限はより下位の権限をすべて含み、たとえば[承認]権限は下位の[編集][読み取り]権限が自動付与されます。必要な分だけ付与するのがおすすめです。
  • コンテナの権限は、アカウント権限付与時に一緒に設定することもできます。コンテナを個別にクリックするか、[すべてを設定](全コンテナに同じ権限を付与)をクリックすると権限設定画面に入り、設定後[完了]をクリックするとアカウントの設定画面に戻ります。
  • 権限[なし]は、該当IDを権限なしにしつつ、必要な時に再招待不要で権限復活可能な状態をキープできます。
  • 管理者権限所有者は、既存のユーザーIDをクリックすると、アカウントやコンテナに付与された権限を変更できます。
  • Google IDとして登録されていないメールアドレスは指定できません。

なお、ユーザーを削除したい場合は、該当ユーザーの左のチェックボックスをクリックすると、[追加]が[削除]に変わり、クリックすると削除できます。誤削除のないよう注意が必要です。図:GTM(削除)

Googleビジネスプロフィールの設定方法

Googleビジネスプロフィールでのユーザー追加・権限付与の手順は、以下の通りです。

ビジネス(店舗/オフィス)単体に対するユーザー追加

(1)ログイン後、Googleビジネスプロフィールマネージャ(情報管理画面)で、ユーザーを追加したいビジネス(店舗/オフィス)をクリックします。
図:

(2)左上メニューを開き、[ユーザー]をクリックします。
図:

(3)ユーザー一覧が表示されたら、[ユーザーを追加]をクリックします。
既存ユーザーの権限変更(プルダウン選択)・削除(右端[×]クリック)もここで行います。図:

(4)権限を付与するGoogle IDのメールアドレスと、役割を設定し、[追加]をクリックすると、対象IDに招待が送られます。相手が招待を承認すれば追加完了です。
図:

ビジネスグループに対するユーザー追加

ビジネスグループを設定して複数の店舗/オフィスを紐づけている場合は、グループに対してユーザーを追加すると、複数の店舗/オフィスを管理する権限を一括して付与できます。

(1)ログイン後、Googleビジネスプロフィールマネージャ(情報管理画面)で、[グループへの登録なし]プルダウンからグループを選択して、[グループ設定]が表示されたらクリックします。
図:
図:

(2)グループの詳細が表示されたら、[管理者]内の[ユーザーを管理]をクリックします。
図:

(3)ユーザー一覧が表示されたら、[ユーザーを追加]をクリックします。
図:

(4)権限を付与するGoogle IDのメールアドレスと、役割を設定し、[追加]をクリックすると、対象IDに招待が送られます。相手が招待を承認すれば追加完了です。
図:

追加されたユーザー側で承認手続きを実施

ユーザー追加手続きは、既存管理者側の作業だけでは完結せず、招待された側での承認手続きが必要です。

招待を受けたユーザーには、IDのメールアドレスあてに招待メールが送信されます。招待を受け付けるボタンをクリックすると、追加が承認され、追加手続きが完了となります。

図:

まとめ

Googleアナリティクス、タグマネージャー、ビジネスプロフィール等で担当者ごとにIDを追加していくと、管理がより分かりやすくなり、セキュリティも高まります。自社のアカウントに未導入の場合は、導入するのがおすすめです。

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